Valberedning del 2: Få in många nomineringar

hands-people-woman-working.jpg

Valberedningsarbete är okreddigt, otacksamt och tidskrävande. Det vet alla. Samtidigt är valberedningar något som många faktiskt vill ha inför personval. Så, hur får man människor att kandidera till valberedningsuppdrag och hur får man till ett välfungerande valberedningsarbete? Läs min valberedningsspecial i sex delar, där jag samlar tips och egna erfarenheter. Här är del 2.

“Är du vår nya styrelsestjärna? Sök till styrelsen!”

Hur beskrivningen av uppdragen är formulerade påverkar naturligtvis vilka personer som tilltalas av att söka uppdrag och/eller att sprida vidare informationen. Här finns många vägval för valberedningen (eller en kommunikationsansvarig) att göra.

Korrekt information är avgörande för valberedningens trovärdighet. Det ska klart och tydligt framgå vem/vilka som har rätt att nominera, vad som ska skickas med i nomineringen, när nomineringsstopp är och var man vänder sig med frågor. Likaså bör informationen om själva uppdragen vara verklighetstrogna: Hur många timmar i veckan/månaden behövs för uppdraget? Arbetar styrelsen strategiskt eller operativt? Kommer möten hållas dagtid/kvällstid eller vardagar/helg?

Anpassa kommunikationen utifrån den tänkta målgruppen och det sammanhang där valberedningen verkar. I mitt fall, med valberedningen för SSCO, är målgruppen studenter i Stockholm och SSCO:s medlemskårer. Valberedningen ska dels bereda val inom SSCO, dels val till styrelsen för SSSB (Stockholms studentbostäder). Uppdragen varierar stort i tidsåtgång, ansvar, arvode och annat. Så det bör även återspeglas i kommunikationen. Stilen och tilltalet i “Är du vår nya styrelsestjärna? Sök till styrelsen!” skulle exempelvis kunna passa till styrelsen för SSCO, men inte alls för SSSB:s styrelse.

Mångfald och bredd. En av valberedningens viktigaste uppgifter är att föreslå kandidater som har olika kompetenser och erfarenheter. Det är trots allt olikheter och olika perspektiv som är styrkan när människor ska lösa problem tillsammans. För att undvika att det är mer eller mindre är kopior som blir nominerade bör valberedningen ha en medveten strategi för att att nå ut brett samt göra en egen analys av vilka bakgrunder, perspektiv och erfarenheter som finns/inte finns inom organisationen.

Tips!
  • Korrekt information – om nomineringsanmodan och uppdragen
  • Anpassa kommunikationen efter målgrupp och sammanhang – vad tror ni funkar för det utlysta uppdraget?
  • Mångfald och bredd – det behövs aktivt arbete för att säkerställa breda perspektiv bland nomineringar och föreslagna kandidater

 

Marknadsföring av de utlysta uppdragen

Vilka kommunikationskanaler har valberedningen tillgång till? Finns det några “måsten” i styrdokumenten t.ex. publicera på webbsida eller använda en viss grafisk profil? Vill ni göra precis som tidigare år eller testa något nytt?

Kommunikationsplan. Planera i förväg hur, var och när valberedningen ska kommunicera. Genom att göra en kommunikationsplan får valberedningen stöd för planering, strategi och uppföljning. Marknadsföringen blir mer effektiv jämfört med om aktiviteterna sker helt planlöst. Det är även klokt att formulera mätbara mål, så att det är lätt att löpande stämma av hur det går och i efterhand utvärdera.

Kommunikationskanaler. Vilka kanaler har organisationen tillgång till och vilka privata kanaler har ni inom valberedningen? Var finns målgruppen? Når ni ut till rätt personer och når ni ut till tillräckligt många? Om valberedningen har en budget kan annonsering på sociala medier vara ett alternativ. Då når man ut till många och repeterar budskapet. Något som är vanligt vid jobbansökningar är att besvara hur man fick kännedom om tjänsten. Det kan även vara intressant för valberedningen att fråga när det är dags för intervjuer.

Kontaktnät och personliga kontakter. Effektiv marknadsföring i alla ära, men för många behövs ofta en liten personlig knuff framåt – att någon uppmuntrar dig att söka! “Jag tror att du skulle passa och göra ett bra jobb”, kan räcka för att få bollen i rullning. För mig personligen har uppmuntran varit helt avgörande för att vilja och våga kandidera till uppdrag. Det finns så klart en risk med att personlig uppmuntran stannar inom en liten krets av personer som står nära valberedningen och organisationen. Därför är det viktigt med marknadsföring och kommunikationsaktiviteter som når utanför den egna kontaktnätet – då kan den där lilla knuffen också dyka upp!

Tips!
  • Gör en enkel kommunikationsplan, gärna med mätbara mål
  • Se över kommunikationskanalerna som valberedningen har tillgång till och välj vilka ni ska använda för att nå målgruppen
  • Ta direktkontakt med personer och uppmuntra dem att söka uppdrag

 

Ansvar för att det kommer in nomineringar

Det behöver vara klart och tydligt vem som ansvarar för vad. Vad åligger valberedningen och vad åligger andra? Är det bara valberedningens ansvar att marknadsföra och uppmuntra personer att söka?

För att få in många nomineringar och undvika onödiga konflikter behövs en god dialog mellan valberedning och uppdragsgivare. Prata med varandra och meddela hur det går i god tid före nomineringsstopp. Om valberedningen märker att det kommer in för få nomineringar behöver det kommuniceras och (förhoppningsvis) åtgärdas innan deadline.

I del 1 tipsade jag valberedningar om att göra en projektplan för valberedningsarbetet med mätbara mål. Om valberedningen är överens om en målsättning för antal inkomna nomineringar och har en dialog med uppdragsgivaren så underlättar det arbetet. Hur många nomineringar är många nomineringar? Well, hur långt är ett snöre?

 

Fortsättning följer!

Bloggserien om valberedningsarbete fortsätter inom kort med del 3, som handlar om intervjuer och hur valberedningen kan skapa bra förutsättningar för samtal.

  1. Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet
  2. Få in många nomineringar – marknadsföring och kontaktnät
  3. Intervjuer – hur skapar man förutsättningar för bra samtal
  4. Jäv – upptäcka och hantera jävsituationer
  5. Hearing av kandidater – vad får man fråga och vad är det egentligen folk vill veta
  6. Val av ny valberedning – hur får man någon att vilja vara valberedare

 

Vad tycker du?

Hör av dig med frågor och feedback! Jag vill ju veta vad ni som läser tycker och tänker om detta, så skriv en kommentar!

/Anna Wallgren

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s