Valberedning del 1: Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet

startup-photos

Valberedningsarbete är okreddigt, otacksamt och tidskrävande. Det vet alla. Samtidigt är valberedningar något som många faktiskt vill ha inför personval. Så, hur får man människor att kandidera till valberedningsuppdrag och hur får man till ett välfungerande valberedningsarbete? Läs min valberedningsspecial i sex delar, där jag samlar tips och egna erfarenheter. Här är del 1.

Projektstart: Från att bli vald till att börja valbereda

En valberedning väljs under en begränsad tidsperiod. Det finns en start och ett slut. Precis som ett projekt! Därför tycker jag att det är smart att tänka på valberedningsarbete som ett projekt.

Vanligtvis utses en sammankallande när valberedningen väljs. Sammankallande ansvarar för att kalla till möten och behöver således ha tillgång till valberedningens kontaktuppgifter. Jag är sammankallande för valberedningen för Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO) och såg till att bli vän med alla på Facebook och skapa en fb-grupp så snart vi blivit valda. När jag varit organisationsledare har jag även haft för vana att skicka mejl till alla som blivit valda till poster och på så sätt koppla ihop rätt personer med varandra.

Exakt vad som ingår i uppdraget som sammankallande varierar, men i mitt fall tog jag initiativ till första mötet, vaskade fram ett mötesdatum via Doodle och kallade till möte. Jag informerade även ordförande för SSCO om att valberedningen påbörjat arbetet och datum för första mötet.

När första mötet ska hållas beror på uppdraget. Enklast är att räkna baklänges från när valberedningens första deadline kan tänkas inträffa och med god marginal boka möte utifrån det. SSCO:s valberedning behöver förhålla sig till att studentrådet (vår uppdragsgivare) ska sammanträda och rösta om personval någon gång mellan 1 och 30 november. När vi påbörjade arbetet var datum för studentrådet inte spikat, men vi hade god marginal oavsett om studentrådet hålls i början eller slutet av november.

Tips!
  • Se till att samla in kontaktuppgifter till alla som blir valda till valberedningen och att sammankallande får ta del av kontaktuppgifterna.
  • Valberedningen behöver föra en dialog med uppdragsgivaren (t.ex. genom kontakt med ordförande) och löpande berätta om valberedningsarbetet.
  • Påbörja valberedningsarbetet i god tid, utifrån den deadline som valberedningen har att att arbeta mot.

 

Första mötet med valberedningen

Fokus för allra första mötet (projektstart) är att lära känna varandra och förstå uppdraget. Många valberedningar arbetar helt ideellt och i bästa fall har personerna lite olika kontaktnät och olika erfarenheter av organisationen. För att få valberedningsarbetet att fungera så bra som möjligt tror jag att det är viktigt med en gemensam start där valberedningen grundligt går igenom uppdraget tillsammans.

Inför första mötet med SSCO:s valberedning skrev jag ett förslag till dagordning, som hela valberedningen fick tycka till om i förväg och även i början av mötet. Vi avsatte två timmar för mötet och höll den tiden. Här är punkterna som vi diskuterade:

  • Personliga presentationer – vad man gör, vad man gjort tidigare, erfarenheter av valberedningsarbete
  • Relationerna inom valberedningsgruppen – vem känner vem
  • Styrdokument för valberedningsarbetet – läs hemma innan mötet, gå igenom noga tillsammans och diskutera frågor vid behov
  • Genomgång av alla val som som ska beredas – vilka val ska vanligtvis göras och finns det några fyllnadsval
  • Kommunikationsvägar – vilka kanaler ska valberedningen använda för arbetet, hur ska kontakterna skötas med styrelse/medlemmar/o.s.v.
  • Inspiration från andra valberedningar – finns det några goda exempel att inspireras av (eller skräckexempel för den delen)
  • Ambitionsnivå och tid – stäm av ambitionsnivå och ungefär hur mycket tid som alla har att lägga på uppdraget
Tips!
  • Ha första mötet i god tid, utifrån den deadline som valberedningen har att att arbeta mot.
  • Använd första mötet till att lära känna varandra och gå igenom uppdraget tillsammans.
  • Kom överens om hur valberedningen ska kommunicera med varandra och med andra, samt var valberedningen ska dela information med varandra (t.ex. fb-grupp, Slack, Google Drive, Dropbox).

 

Tidsplan och ansvarsfördelning

Ett projekt behöver en projektplan med tidsplan och ansvarsfördelning för arbetet. Detsamma rekommenderar jag för valberedningar. Genom att skriftligt planera, dokumentera och följa upp arbetsprocessen så säkerställer man att allt som ska göras blir gjort. En projektplan bör innehålla viktiga datum, viktiga arbetsuppgifter och vem som är ansvarig för att göra vad. Denna information (vad/när/hur) kan i regel utläsas av valberedningens styrdokument, där det brukar stå vad som gäller för de olika momenten i valberedningsprocessen.

Personligen skulle jag även rekommendera att projektplanen innehåller mål för respektive arbetsuppgift. I vissa fall kan målet bara vara att få något gjort (check!), men i de flesta fall går det att formulera mätbara mål som både fungerar som en morot för valberedningen och kvalitetssäkrar valberedningsarbetet. Ett belysande exempel i tre steg: “få in nomineringar till styrelsen”, “få in minst lika många nomineringar som antalet platser i styrelsen” och “få in minst två nomineringar per plats i styrelsen”. Med mål kan man alltså både styra och följa upp valberedningsarbetet.

Något som är helt avgörande vid planering och eventuella målformuleringar är att stämma av med varandra att projektplanen faktiskt är realistisk och genomförbar. Det är är lätt att sitta på ett möte och planera, men svårare att faktiskt genomföra allt som är planerat. Så kolla med varandra att tid och ork finns för att fullfölja det ni vill göra.

(Målstyrning och mätbara mål är något som jag säkerligen kommer att blogga om framöver. Älskar’t!)

SSCO:s valberedning valde att dela upp projektstarten på två möten – första mötet lärde vi känna varandra och gick igenom uppdraget, det andra mötet ska vi använda till att göra den praktiska planeringen med tidsplan och ansvarsfördelning. Vår bedömning var att vi behövde första mötet (2 timmar) bara för att komma igång.

Tips!
  • Gör en projektplan med tidsplan, arbetsuppgifter och ansvarsfördelning
  • Ha gärna mätbara mål i projektplanen
  • Stäm av inom valberedningen att projektplanen är realistisk och genomförbar

 

Fortsättning följer!

Bloggserien om valberedningsarbete fortsätter inom kort med del 2, som handlar om att få in många nomineringar.

  1. Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet
  2. Få in många nomineringar – marknadsföring och kontaktnät
  3. Intervjuer – hur skapar man förutsättningar för bra samtal
  4. Jäv – upptäcka och hantera jävsituationer
  5. Hearing av kandidater – vad får man fråga och vad är det egentligen folk vill veta
  6. Val av ny valberedning – hur får man någon att vilja vara valberedare

 

Vad tycker du?

Hör av dig med frågor och feedback! Jag vill ju veta vad ni som läser tycker och tänker om detta, så skriv en kommentar!

/Anna Wallgren

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s