Valberedning del 2: Få in många nomineringar

hands-people-woman-working.jpg

Valberedningsarbete är okreddigt, otacksamt och tidskrävande. Det vet alla. Samtidigt är valberedningar något som många faktiskt vill ha inför personval. Så, hur får man människor att kandidera till valberedningsuppdrag och hur får man till ett välfungerande valberedningsarbete? Läs min valberedningsspecial i sex delar, där jag samlar tips och egna erfarenheter. Här är del 2.

“Är du vår nya styrelsestjärna? Sök till styrelsen!”

Hur beskrivningen av uppdragen är formulerade påverkar naturligtvis vilka personer som tilltalas av att söka uppdrag och/eller att sprida vidare informationen. Här finns många vägval för valberedningen (eller en kommunikationsansvarig) att göra.

Korrekt information är avgörande för valberedningens trovärdighet. Det ska klart och tydligt framgå vem/vilka som har rätt att nominera, vad som ska skickas med i nomineringen, när nomineringsstopp är och var man vänder sig med frågor. Likaså bör informationen om själva uppdragen vara verklighetstrogna: Hur många timmar i veckan/månaden behövs för uppdraget? Arbetar styrelsen strategiskt eller operativt? Kommer möten hållas dagtid/kvällstid eller vardagar/helg?

Anpassa kommunikationen utifrån den tänkta målgruppen och det sammanhang där valberedningen verkar. I mitt fall, med valberedningen för SSCO, är målgruppen studenter i Stockholm och SSCO:s medlemskårer. Valberedningen ska dels bereda val inom SSCO, dels val till styrelsen för SSSB (Stockholms studentbostäder). Uppdragen varierar stort i tidsåtgång, ansvar, arvode och annat. Så det bör även återspeglas i kommunikationen. Stilen och tilltalet i “Är du vår nya styrelsestjärna? Sök till styrelsen!” skulle exempelvis kunna passa till styrelsen för SSCO, men inte alls för SSSB:s styrelse.

Mångfald och bredd. En av valberedningens viktigaste uppgifter är att föreslå kandidater som har olika kompetenser och erfarenheter. Det är trots allt olikheter och olika perspektiv som är styrkan när människor ska lösa problem tillsammans. För att undvika att det är mer eller mindre är kopior som blir nominerade bör valberedningen ha en medveten strategi för att att nå ut brett samt göra en egen analys av vilka bakgrunder, perspektiv och erfarenheter som finns/inte finns inom organisationen.

Tips!
  • Korrekt information – om nomineringsanmodan och uppdragen
  • Anpassa kommunikationen efter målgrupp och sammanhang – vad tror ni funkar för det utlysta uppdraget?
  • Mångfald och bredd – det behövs aktivt arbete för att säkerställa breda perspektiv bland nomineringar och föreslagna kandidater

 

Marknadsföring av de utlysta uppdragen

Vilka kommunikationskanaler har valberedningen tillgång till? Finns det några “måsten” i styrdokumenten t.ex. publicera på webbsida eller använda en viss grafisk profil? Vill ni göra precis som tidigare år eller testa något nytt?

Kommunikationsplan. Planera i förväg hur, var och när valberedningen ska kommunicera. Genom att göra en kommunikationsplan får valberedningen stöd för planering, strategi och uppföljning. Marknadsföringen blir mer effektiv jämfört med om aktiviteterna sker helt planlöst. Det är även klokt att formulera mätbara mål, så att det är lätt att löpande stämma av hur det går och i efterhand utvärdera.

Kommunikationskanaler. Vilka kanaler har organisationen tillgång till och vilka privata kanaler har ni inom valberedningen? Var finns målgruppen? Når ni ut till rätt personer och når ni ut till tillräckligt många? Om valberedningen har en budget kan annonsering på sociala medier vara ett alternativ. Då når man ut till många och repeterar budskapet. Något som är vanligt vid jobbansökningar är att besvara hur man fick kännedom om tjänsten. Det kan även vara intressant för valberedningen att fråga när det är dags för intervjuer.

Kontaktnät och personliga kontakter. Effektiv marknadsföring i alla ära, men för många behövs ofta en liten personlig knuff framåt – att någon uppmuntrar dig att söka! “Jag tror att du skulle passa och göra ett bra jobb”, kan räcka för att få bollen i rullning. För mig personligen har uppmuntran varit helt avgörande för att vilja och våga kandidera till uppdrag. Det finns så klart en risk med att personlig uppmuntran stannar inom en liten krets av personer som står nära valberedningen och organisationen. Därför är det viktigt med marknadsföring och kommunikationsaktiviteter som når utanför den egna kontaktnätet – då kan den där lilla knuffen också dyka upp!

Tips!
  • Gör en enkel kommunikationsplan, gärna med mätbara mål
  • Se över kommunikationskanalerna som valberedningen har tillgång till och välj vilka ni ska använda för att nå målgruppen
  • Ta direktkontakt med personer och uppmuntra dem att söka uppdrag

 

Ansvar för att det kommer in nomineringar

Det behöver vara klart och tydligt vem som ansvarar för vad. Vad åligger valberedningen och vad åligger andra? Är det bara valberedningens ansvar att marknadsföra och uppmuntra personer att söka?

För att få in många nomineringar och undvika onödiga konflikter behövs en god dialog mellan valberedning och uppdragsgivare. Prata med varandra och meddela hur det går i god tid före nomineringsstopp. Om valberedningen märker att det kommer in för få nomineringar behöver det kommuniceras och (förhoppningsvis) åtgärdas innan deadline.

I del 1 tipsade jag valberedningar om att göra en projektplan för valberedningsarbetet med mätbara mål. Om valberedningen är överens om en målsättning för antal inkomna nomineringar och har en dialog med uppdragsgivaren så underlättar det arbetet. Hur många nomineringar är många nomineringar? Well, hur långt är ett snöre?

 

Fortsättning följer!

Bloggserien om valberedningsarbete fortsätter inom kort med del 3, som handlar om intervjuer och hur valberedningen kan skapa bra förutsättningar för samtal.

  1. Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet
  2. Få in många nomineringar – marknadsföring och kontaktnät
  3. Intervjuer – hur skapar man förutsättningar för bra samtal
  4. Jäv – upptäcka och hantera jävsituationer
  5. Hearing av kandidater – vad får man fråga och vad är det egentligen folk vill veta
  6. Val av ny valberedning – hur får man någon att vilja vara valberedare

 

Vad tycker du?

Hör av dig med frågor och feedback! Jag vill ju veta vad ni som läser tycker och tänker om detta, så skriv en kommentar!

/Anna Wallgren

Valberedning del 1: Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet

startup-photos

Valberedningsarbete är okreddigt, otacksamt och tidskrävande. Det vet alla. Samtidigt är valberedningar något som många faktiskt vill ha inför personval. Så, hur får man människor att kandidera till valberedningsuppdrag och hur får man till ett välfungerande valberedningsarbete? Läs min valberedningsspecial i sex delar, där jag samlar tips och egna erfarenheter. Här är del 1.

Projektstart: Från att bli vald till att börja valbereda

En valberedning väljs under en begränsad tidsperiod. Det finns en start och ett slut. Precis som ett projekt! Därför tycker jag att det är smart att tänka på valberedningsarbete som ett projekt.

Vanligtvis utses en sammankallande när valberedningen väljs. Sammankallande ansvarar för att kalla till möten och behöver således ha tillgång till valberedningens kontaktuppgifter. Jag är sammankallande för valberedningen för Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO) och såg till att bli vän med alla på Facebook och skapa en fb-grupp så snart vi blivit valda. När jag varit organisationsledare har jag även haft för vana att skicka mejl till alla som blivit valda till poster och på så sätt koppla ihop rätt personer med varandra.

Exakt vad som ingår i uppdraget som sammankallande varierar, men i mitt fall tog jag initiativ till första mötet, vaskade fram ett mötesdatum via Doodle och kallade till möte. Jag informerade även ordförande för SSCO om att valberedningen påbörjat arbetet och datum för första mötet.

När första mötet ska hållas beror på uppdraget. Enklast är att räkna baklänges från när valberedningens första deadline kan tänkas inträffa och med god marginal boka möte utifrån det. SSCO:s valberedning behöver förhålla sig till att studentrådet (vår uppdragsgivare) ska sammanträda och rösta om personval någon gång mellan 1 och 30 november. När vi påbörjade arbetet var datum för studentrådet inte spikat, men vi hade god marginal oavsett om studentrådet hålls i början eller slutet av november.

Tips!
  • Se till att samla in kontaktuppgifter till alla som blir valda till valberedningen och att sammankallande får ta del av kontaktuppgifterna.
  • Valberedningen behöver föra en dialog med uppdragsgivaren (t.ex. genom kontakt med ordförande) och löpande berätta om valberedningsarbetet.
  • Påbörja valberedningsarbetet i god tid, utifrån den deadline som valberedningen har att att arbeta mot.

 

Första mötet med valberedningen

Fokus för allra första mötet (projektstart) är att lära känna varandra och förstå uppdraget. Många valberedningar arbetar helt ideellt och i bästa fall har personerna lite olika kontaktnät och olika erfarenheter av organisationen. För att få valberedningsarbetet att fungera så bra som möjligt tror jag att det är viktigt med en gemensam start där valberedningen grundligt går igenom uppdraget tillsammans.

Inför första mötet med SSCO:s valberedning skrev jag ett förslag till dagordning, som hela valberedningen fick tycka till om i förväg och även i början av mötet. Vi avsatte två timmar för mötet och höll den tiden. Här är punkterna som vi diskuterade:

  • Personliga presentationer – vad man gör, vad man gjort tidigare, erfarenheter av valberedningsarbete
  • Relationerna inom valberedningsgruppen – vem känner vem
  • Styrdokument för valberedningsarbetet – läs hemma innan mötet, gå igenom noga tillsammans och diskutera frågor vid behov
  • Genomgång av alla val som som ska beredas – vilka val ska vanligtvis göras och finns det några fyllnadsval
  • Kommunikationsvägar – vilka kanaler ska valberedningen använda för arbetet, hur ska kontakterna skötas med styrelse/medlemmar/o.s.v.
  • Inspiration från andra valberedningar – finns det några goda exempel att inspireras av (eller skräckexempel för den delen)
  • Ambitionsnivå och tid – stäm av ambitionsnivå och ungefär hur mycket tid som alla har att lägga på uppdraget
Tips!
  • Ha första mötet i god tid, utifrån den deadline som valberedningen har att att arbeta mot.
  • Använd första mötet till att lära känna varandra och gå igenom uppdraget tillsammans.
  • Kom överens om hur valberedningen ska kommunicera med varandra och med andra, samt var valberedningen ska dela information med varandra (t.ex. fb-grupp, Slack, Google Drive, Dropbox).

 

Tidsplan och ansvarsfördelning

Ett projekt behöver en projektplan med tidsplan och ansvarsfördelning för arbetet. Detsamma rekommenderar jag för valberedningar. Genom att skriftligt planera, dokumentera och följa upp arbetsprocessen så säkerställer man att allt som ska göras blir gjort. En projektplan bör innehålla viktiga datum, viktiga arbetsuppgifter och vem som är ansvarig för att göra vad. Denna information (vad/när/hur) kan i regel utläsas av valberedningens styrdokument, där det brukar stå vad som gäller för de olika momenten i valberedningsprocessen.

Personligen skulle jag även rekommendera att projektplanen innehåller mål för respektive arbetsuppgift. I vissa fall kan målet bara vara att få något gjort (check!), men i de flesta fall går det att formulera mätbara mål som både fungerar som en morot för valberedningen och kvalitetssäkrar valberedningsarbetet. Ett belysande exempel i tre steg: “få in nomineringar till styrelsen”, “få in minst lika många nomineringar som antalet platser i styrelsen” och “få in minst två nomineringar per plats i styrelsen”. Med mål kan man alltså både styra och följa upp valberedningsarbetet.

Något som är helt avgörande vid planering och eventuella målformuleringar är att stämma av med varandra att projektplanen faktiskt är realistisk och genomförbar. Det är är lätt att sitta på ett möte och planera, men svårare att faktiskt genomföra allt som är planerat. Så kolla med varandra att tid och ork finns för att fullfölja det ni vill göra.

(Målstyrning och mätbara mål är något som jag säkerligen kommer att blogga om framöver. Älskar’t!)

SSCO:s valberedning valde att dela upp projektstarten på två möten – första mötet lärde vi känna varandra och gick igenom uppdraget, det andra mötet ska vi använda till att göra den praktiska planeringen med tidsplan och ansvarsfördelning. Vår bedömning var att vi behövde första mötet (2 timmar) bara för att komma igång.

Tips!
  • Gör en projektplan med tidsplan, arbetsuppgifter och ansvarsfördelning
  • Ha gärna mätbara mål i projektplanen
  • Stäm av inom valberedningen att projektplanen är realistisk och genomförbar

 

Fortsättning följer!

Bloggserien om valberedningsarbete fortsätter inom kort med del 2, som handlar om att få in många nomineringar.

  1. Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet
  2. Få in många nomineringar – marknadsföring och kontaktnät
  3. Intervjuer – hur skapar man förutsättningar för bra samtal
  4. Jäv – upptäcka och hantera jävsituationer
  5. Hearing av kandidater – vad får man fråga och vad är det egentligen folk vill veta
  6. Val av ny valberedning – hur får man någon att vilja vara valberedare

 

Vad tycker du?

Hör av dig med frågor och feedback! Jag vill ju veta vad ni som läser tycker och tänker om detta, så skriv en kommentar!

/Anna Wallgren

 

 

 

Valberedning – dötrist, långtråkigt eller alldeles, alldeles underbart?

Valberedningsarbete är okreddigt, otacksamt och tidskrävande. Det vet alla. Samtidigt är valberedningar något som många faktiskt vill ha inför personval. Så, hur får man människor att kandidera till valberedningsuppdrag och hur får man till ett välfungerande valberedningsarbete? 

Igår hade vi första mötet med valberedningen för SSCO, Stockholms studentkårers centralorganisation. Det är mitt första valberedningsuppdrag, men jag har tidigare erfarenheter av att som kandidat prata med valberedningar och rekryteringar till tjänster/förtroendeuppdrag har jag gjort i mängder.

Förväntningarna på valberedningen är ofta skyhöga, men kanske lika ofta outtalade. För att få till ett välfungerande valberedningsarbete är det därför helt avgörande att ge valberedningen ett tydligt uppdrag – vad är som ska göras? Det behövs en överenskommelse mellan uppdragsgivare och utförare.

SSCO:s valberedning fick en arbetsordning i maj 2016. Tillsammans med stadgan går det nu att utläsa vilka val som ska beredas, hur arbetet ska genomföras och hur arbetet senare ska redovisas. Gott så. Inga styrdokument är heltäckande, men uppdragsgivarens intention går klart att utläsa – medlemskårerna vill ha en transparent process där kandidater behandlas likvärdigt och där jävsituationer hanteras.

Jag kommer att ägna många timmar åt valberedningsarbete under hösten och vill gärna dela mina erfarenheter med er. Därför ska jag ha en liten valberedningsserie här på bloggen. Självklart hoppas jag att ni också delar med er av tips och exempel! Har planerat sex spännande inlägg som följer valberedningsprocessen från start till slut:

  1. Ny valberedning – att påbörja uppdraget och planera arbetet
  2. Få in många nomineringar – marknadsföring och kontaktnät
  3. Intervjuer – hur skapar man förutsättningar för bra samtal
  4. Jäv – upptäcka och hantera jävsituationer
  5. Hearing av kandidater – vad får man fråga och vad är det egentligen folk vill veta
  6. Val av ny valberedning – hur får man någon att vilja vara valberedare

Ja, jag skrev “sex spännande inlägg”. Valberedningsarbete kan säkert vara dötrist och långtråkigt, men jag tror faktiskt att det går att ha roligt, lära sig nya saker, göra ett bra jobb och – åtminstone bitvis – tycka att det är alldeles, alldeles underbart.

anna wallgren valberedning 02

Så redo! Mvh sammankallande för SSCO:s valberedning